未来防災課

目黒区の碑小学校に避難所運営協議会を立ち上げよう!【第6章】~役員の選任~|第3回準備会


どうもこんにちは。町会で防災部長をやっております斎藤です。最近はもっぱら、地元の小学校に避難所運営協議会を立ち上げようと活動してます。

ようやく、毎月定期的に会議が開かれるようになり、前回ついに、仮ではありますが会長が選任されました。今回は、副会長・事務局長・事務局を決めることが目標。(もちろん仮の)

PTAとかもそうですが、ボランティア組織の役職ってすんなり決まるのでしょうか? いったいどうやって決めるのか? 初めてのことなのでサッパリです。

これからボランティア組織を立ち上げる人にとっては参考になるかもしれませんので、役職の決め方を公開したいと思います!

▼目次

  1. 各役職に求めること
  2. 副会長の任命
  3. 事務局長と事務局の任命
  4. メンバー選出の感想と次回の議題
  5. 避難所運営協議会を立ち上げるまでの手順(まとめ)

各役職に求めること

まず初めに、会長から各役職に求める人材(能力)について発表がありました。

【副会長】

  • 防災知識は無くても構わない
  • とにかく地域に顔が利く人
  • 威厳があるひと

副会長には、町会長やPTA会長といった地元で広く知られている人がいい。それこそ、会長がいない時に代わりになれるくらいに顔が利く人。

理由は、避難所内でトラブルがあった時などに「あの人が言ってるから」という納得感は必要だから。副会長は、そのような威厳がある人に就いてもらいたいとのことでした。メタメタ納得。

キン肉マンで例えると、元はわき役だったのに、マンガの主役を勝ち取るほどキャラが立っているラーメンマン的な人って感じでしょうか。

【事務局長】

  • とにかく防災に詳しい人
  • 動ける人

会長は飾りみたいなもんで、避難所運営の中心になる人が事務局長。防災の知識が必須で、フットワークもあると尚よい。

つまりは陰の立役者だそうです。これもキン肉マンで表すとビッグ・ザ・武道といったところでしょうか。まさか、ネプチューンマンを陰で操っていたとは思いもしなんだ。怖いですねぇ、恐ろしいですねぇ。

【事務局】

  • いろいろとサポートできる人
  • 会社の役職でいう総務的なことができる人

書類の作成とか、資料のまとめとか、運営が進むことで発生するさまざまな事務を任せられる人。The総務!! 的な役職です。つまり、ミートくんですね。

以上が主な役職です。(超人の紹介ではありません)

副会長の任命

まず最初に、発災時に中心となって避難所の設立を行っていく「副会長」「事務局」までのメンバーは今回の会議に参加している人の中から決定する意向が伝えられました。

反対は無し。

副会長の立候補者を募りましたが当然いないので、副会長は推薦で決めることになりました。

で、その推薦方法「充て職」が良いのではないか? という意見が出ました。前回の記事で、会長を安易に充て職で決めるのはいかがなものか?と書きましたが、今回は副会長。会長の求める副会長像であれば充て職も「アリかも!?」と感じ、賛成しました。

結果、

  • 碑文谷一丁目町会会長
  • 碑住区住民会議会長(自治会のような組織の会長)
  • 碑小学校PTA会長

碑小学校の避難所運営協議会の副会長は3名が選出されました。

確かに、どなたも地元に対して顔か利くメンバーです。しかも、すんなり引き受けて下さったので一安心。

事務局長と事務局の任命

続いて、事務局長の選任です。

僭越ながら、ワタクシ斎藤が任命されました(立候補じゃないよ)。組織発足の言い出しっぺなのでそれなりの役職に就く覚悟ではありましたが、「防災の知識があるから」という理由で選出頂けたのはありがたかったー。

そのうち「実は私が影の立役者、ネプチューン・キングでしたー。がっはっはっは」と言える日がくるのかも。あ、因みに私は剣道3段なのでビッグ・ザ・武道にぴったりなんです。てへへ。

さて、次の事務局の選出は超ザックリ。この会議に参加しているその他全員(区の職員を除く)という意見が出て、意外なほどアッサリ全員から承認がもらえ、5名が事務局に就くこととなりました。

その中でとりまとめをしてくれる1名を事務局次長とし、主となる組織が出来ました。

メンバー選出の感想と次回の議題

メンバーの選出理由は、それぞれの組織で考え方が違っても構わないはずです。これが正解というものは無いので、会長の考え方に沿って人選することになると思います。だからこそ、会長選びはしっかりやった方がいいと感じています。

メンバーの選出ですが「充て職」という方法と複数人選出をする方法はなかなか素晴らしいな、と感じました。

今までにボランティア組織でそれなりの役職に就いている人は、意外とすんなり引き受けてくれそうな印象を受けました。しかも、それが複数人になるとよりその傾向があるように感じます。

複数になることで責任の所存が分りにくくなるデメリットもありそうですが、まずは関係者として中に入ってもらうことが自主防災組織としては重要だと感じているので、その辺は運営してからですね。

充て職の方は、元々の役職を退かれると交替してしまうデメリットもありますが、避難所の組織や状況について1人でも多くの人に理解してもらえることはメリットだと感じているので、どちらが良いとは一概に言え無いと思います。

さて次回の議題は、

  • 設立総会に向けた今後のスケジュールを決める
  • 会則(案)について意見をまとめる

組織の核が決まったので、ついに設立総会というワードが出て来ました。設立総会で承認を得て初めて、会長・副会長・事務局の各役職から(仮)の文字が消えることになります。(読みにくくなるので(仮)は外して書いてあります)

また、それにあわせて会則の承認を得て、本格的に運営が開始することとなります。想像していたよりトントン拍子かな。

それと、内容とは全く無関係ですが、いつの間にか「意見交換会」という呼び名が「準備会」と変わっていたので、今回のタイトルから準備会にー。

避難所運営協議会を立ち上げるまでの手順(まとめ)

  1. まずは地元の防災課に電話し、資料を貰う
  2. 地元で既に同じ活動をしていそうな人を探す
  3. 活動している組織から、運営方法を学ぶ
  4. 仲間集めは行政に頼る
  5. 会長の選任(安易に決めないように!)
  6. 副会長・事務局長・事務局の選任(充て職も活用しよう)

次回へつづく

啓之斎藤

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